Microsoft Stream ja kuka näkee Teams -kokoustallenteeni

Microsoftin dokumentaation mukaan Stream on yrityksen videopalvelu, jossa organisaation käyttäjät voivat ladata, katsella, järjestää ja jakaa videoita turvallisesti. Useimmille meistä se on tullut tutuksi Teams-kokoustallenteiden yhteydessä, sillä jos tallennat Teams-kokouksen, videon tallennuspaikka on Microsoft Stream.

Teams-kokoustallenteelle Streamin puolella tulee automaattisesti seuraavat käyttöoikeudet:

• Jos kokous on Teams-tiimin kanavakokous (ajastettu tai ad-hoc), katseluoikeudet on automaattisesti kaikilla Teams-tiimin kanavan oman organisaation jäsenillä. Tallennuksen tekijä on kokoustallennevideon omistaja Streamissä. (Videon omistajalla on Streamin puolella enemmän oikeuksia, esimerkiksi hän voin lisätä muillekin katseluoikeuksia tai poistaa videon kokonaan.)
• Jos kokous taas ei ole Teams-kanavakokous, esim Outlookin puolelle ajastettu ”tavallinen” kokous (Microsoftin dokumentaatio käyttää tästä nimitystä ”Private meeting / yksityinen kokous”), on jälleen tallentaja kokousvideon omistaja ja katseluoikeudet on kaikilla kokoukseen osallistuneilla oman organisaation jäsenillä.

Kokoustallenteen tekijä voi Streamin puolella mennä lisäämään tallenteelle muitakin katselijoita ja omistajia. Yksittäisten käyttäjien on kuitenkin oltava oman organsaation käyttäjiä, organisaation ulkopuolisille ei voi suoraan antaa katseluoikeuksia. Microsoftin dokumentaation mukaan organisaation ulkopuoliselle käyttöoikeuden voi antaa O365 groupin kautta. (Lähde – luettu 8.4.2020.  Tätä en ole itse kokeillut, koska minulla ei ole käytössäni O365 groupia, jossa olisi organisaation ulkopuolisia käyttäjiä.) Tarkemmin Stream -videon käyttöoikeuksista voi lukea englanniksi ja konekäännettynä suomeksi Microsoftin dokumentaatiosta.

Tähän saakka suunnilleen selvää – eikö? Streamin suurin heikkous kätkeytyy ilmaisuun organisaation käyttäjät. Streamiin tallennetulle videolle ei voi tehdä sellaista jakamislinkkiä, jonka avulla videon, esim. kokoustallenteen, voisi katsella kuka hyvänsä palveluun kirjautumatta. Eli Stream-kokoustallenteen pystyy näkemään ainoastaan sellainen käyttäjä, joka on kirjautunut Haaga-Helian O365-palveluun.

Jos kokoustallenne on Teams-kanavakokoukselle, se on helppoa. Teams-tiimissä ollaan palveluun kirjautuneina ja jos pääsit Teams-tiimiin, organisaatiokäyttäjänä (jollaisia opiskelijatkin ovat) näet myös tallenteet. Jos taas kokoustallenne on private-kokoukselle, ja tallennuksen jälkeen opettaja haluaisi jakaa tallennelinkin Moodlen-kautta, on opettajan tarkistettava, että Streamin puolella kaikilla opiskelijoilla on katseluoikeus videoon JA ohjeistettava opiskelijoita, että nähdäkseen videon, linkin painalluksen jälkeen on opiskelijan kirjauduttava Streamiin Haaga-Helian O365-tunnuksilla. Voi olla tarpeen vielä muistuttaa opiskelijoita, että O365-tunnusten alkuosa ei ole muotoa etunimi.sukunimi. Streamin ja Moodlen välillä ei siis ole samanlaista integraatiota käyttöoikeuksien suhteen kuin Haaga-Helian videopalvelun ja Moodleen, joissa kertakirjautuminen riittää.

Tiivistelmä

• Teams-kokoustallenne tulee automaattisesti kokouksen tallentamisen päättymisen jälkeen sille kanavalle, jossa kokous käynnistettiin.
• Tallenteen katseluoikeus on automaattisesti kaikilla kanavan jäsenillä, mutta ei organisaation ulkopuolisilla guest/vierailijakäyttäjillä.
• Kokoustallenne on Stream-videopalvelussa. Se ei sieltä näy kaikille Haaga-Helialaisille, vaan ainoastaan Teams-tiimin kanavan jäsenille.
• Jos haluat Moodlen kautta opiskelijoille helposti avautuvan kokoustallenteen, vie se Haaga-Helian videopalveluun.